Авансовый отчет: что делать с чеками из Ozon и Wildberries

Введение

Покупки сотрудников на маркетплейсах, таких как Ozon и Wildberries, всё чаще используются для приобретения необходимых товаров для компании. Чтобы закрыть авансовый отчет Ozon корректно и без ошибок, важно понимать, какие документы можно приложить, как учитывать доставку и каким образом оформлять чеки.

Эта инструкция поможет разобраться в тонкостях оформления и подскажет, как избежать типичных ошибок при подготовке отчёта.

Какие чеки выдаёт маркетплейс?

Маркетплейсы формируют несколько типов документов: авансовый (предоплатный) чек в момент оплаты и товарный/электронный чек после отгрузки.

Например, доставка в чеке Ozon авансовый отчет часто вызывает вопросы у бухгалтеров - достаточно ли этого документа, если товар ещё не получен? Ответ: да, но после получения товара следует приложить итоговый чек для подтверждения закрытия операции.

Wildberries действует аналогично - предоставляет электронные чеки, доступные в разделе "Покупки".

Авансовый отчёт и юридическая сила чеков

Авансовый отчет покупки Озоне должен содержать подтверждение всех расходов. При этом электронный чек, полученный по email или в личном кабинете маркетплейса, имеет ту же юридическую силу, что и бумажный кассовый чек.

Такой документ можно распечатать и приложить к авансовому отчёту. Главное - чтобы все реквизиты (ИНН, сумма, дата, фискальные данные) были читаемы и соответствовали оплате.

Как учитывать строки «доставка» и «обработка заказа»

В чеке с Ozon для авансового отчета может быть указана доставка как отдельная позиция. Если доставка оплачена сотрудником, её следует включить в отчёт как расходную статью. Также бухгалтер может указать в отчёте, что часть суммы - это оплата услуг доставки, что важно при детализации затрат.

Wildberries аналогично отражает доставку, и если чек содержит несколько позиций, нужно приложить выписку по карте для подтверждения общей суммы.

Какие документы нужно приложить к авансовому отчёту

Чтобы расходы приняли без замечаний, рекомендуется собрать следующие документы:

1. Электронный чек или его распечатку с полным набором реквизитов.

2. Выписку по карте (корпоративной или личной - если использовались подотчётные средства).

3. Скриншоты из личных кабинетов Ozon и Wildberries с деталями заказа (товары, доставка, суммы).

4. При наличии - товарный чек после получения товара.

Наличие двух чеков (авансового и итогового) упростит сверку и подтвердит закрытие аванса.

Ситуации из практики

Ситуация 1.

Сотрудник оплатил канцтовары на Ozon с корпоративной карты. При формировании авансового отчёта бухгалтер использовал чек с Ozon для авансового отчета, распечатку электронного чека и выписку по карте. Всё совпало по сумме - отчёт закрыт корректно.

Ситуация 2.

Подотчётное лицо приобрело расходные материалы на Wildberries. К авансовому отчёту был приложен чек с Вайлдберриз для авансового отчета и скриншот заказа с выделенной доставкой.

Такой подход полностью соответствует требованиям бухгалтерского учёта и подтверждает прозрачность операций.

Вывод

Авансовый отчет Ozon и Wildberries можно оформлять с использованием электронных чеков, которые обладают полной юридической силой. Главное - корректно указать все позиции (товары, доставка, обработка) и приложить подтверждающие документы. Следуя этим рекомендациям, бухгалтерия избежит вопросов при проверке и ускорит закрытие отчётности.