Автоматизация производства и продаж футболок и боди на маркетплейсах через TotalCRM

Проблема

У клиента был крупный и быстрорастущий бизнес на маркетплейсах. Компания продавала футболки и боди с уникальными принтами, которые создавались под актуальные тренды. Сами принты разрабатывались командой дизайна в большом количестве ежедневно, а после этого изделия уходили в производство и дальше - в продажи на нескольких маркетплейсах одновременно.

На первый взгляд, модель выглядела понятной и даже хорошо масштабируемой. Есть базовые заготовки футболок и боди, есть принты, есть маркетплейсы, есть склад, есть производство и есть доставка. Но чем больше рос ассортимент и количество карточек, тем заметнее становилось, что вся операционная система построена на ручном управлении и множестве разрозненных действий.

Основная логика работы была следующей: на складе хранятся заготовки - чистые футболки и боди без принта. Они представлены в двух базовых цветах, черном и белом, а также в размерах от S до XXL. Новые заказы поступают из нескольких маркетплейсов, затем в определенные промежутки суток они выгружаются в Excel, агрегируются по видам изделий, размерам и принтам, суммируются по количеству и передаются в производство.

После этого производство получает со склада необходимое количество заготовок и начинает наносить принты шелкографией. Когда изделия готовы, они упаковываются, на них наносится заранее напечатанный стикер заказа маркетплейса и заранее напечатанная маркировка "Честный знак". После этого готовая продукция передается в доставку.

Проблема заключалась в том, что вся эта цепочка была крайне трудоемкой, слабо контролируемой и почти полностью ручной. Заказы нужно было не только собирать и агрегировать, но и правильно разносить по видам изделий, размерам, цветам и принтам. Любая ошибка могла привести к неправильному количеству в производстве, нарушению сроков и финансовым потерям.

При этом количество карточек на одном маркетплейсе превышало 20 000. Это число стало следствием огромной матрицы товаров: один принт умножался на разные виды изделий, размеры и вариации. В итоге карточек становилось очень много, а управлять такой структурой вручную было уже крайне сложно.

Автоматизация затронула только один узкий участок - заведение новых карточек при разработке нового принта. И даже это работало лишь потому, что отдел дизайна ежедневно генерировал большое количество новых макетов. Но все остальное оставалось в ручном режиме.

Остатки на маркетплейсы загружались через Excel, причем это были по сути фейковые остатки, которые не отслеживались по-настоящему. То есть маркетплейсы получали числа, но эти числа не были связаны с реальным состоянием склада, наличием заготовок и фактической производственной нагрузкой.

Поступление заказов, передача их в производство и складской учет заготовок никак не велись. В лучшем случае существовал Excel с поставкой, и то только на одном маркетплейсе - WB. Это означало, что бизнес не имел целостной картины движения товара. Где находится партия, сколько заготовок осталось, какие заказы уже переданы в производство, что нужно отгрузить сегодня, а что завтра - все это было либо известно приблизительно, либо держалось в голове у ответственных сотрудников.

Отдельной проблемой был контроль сроков производства и отгрузки. Его фактически не существовало. Заказы часто слишком поздно передавались в производство, из-за чего компания не успевала уложиться в график отгрузки. Следствием становились штрафы, срывы сроков и постоянное давление на операционную команду.

Финансовой аналитики тоже не было. При этом у каждого размера изделия была своя себестоимость. Это создавало дополнительную сложность: прибыльность одного и того же принта могла сильно отличаться в зависимости от размера, цвета или структуры заказа. Без аналитики бизнес не видел, что реально зарабатывает, а что только создает оборот.

Еще одна болезненная точка - управление остатками по размерам. Если заканчивался какой-то размер, возникала сложность с отключением остатков у этого размера на всех карточках товара. Поскольку карточек очень много, приходилось делать экспорт, импорт Excel и пересчет фиктивных остатков вручную. Это была отдельная большая зона ручной работы, которая отнимала много времени и требовала внимательности.

Иными словами, клиент столкнулся сразу с несколькими слоями проблем:

  • высокая сложность товарной матрицы;
  • большое количество карточек;
  • отсутствие реального складского учета;
  • ручная передача заказов в производство;
  • отсутствие контроля сроков;
  • штрафы из-за опозданий;
  • отсутствие финансовой аналитики;
  • сложное управление остатками по размерам;
  • огромная нагрузка на сотрудников.

Бизнес уже был достаточно крупным, но продолжал работать в режиме, который больше подходил для маленького объема заказов, а не для масштабной многоканальной модели.

Решение

Для решения задачи был внедрен TotalCRM как единая система, объединяющая маркетплейсы, производство, склад и аналитику.

Главная идея состояла в том, чтобы перестать воспринимать продажи, производство и склад как отдельные миры. Вместо этого все процессы должны были стать единой цепочкой, в которой заказ, партия, заготовка, принт, размер, производство и отгрузка связаны между собой.

Единая линия обработки заказов

Первым шагом стала централизация всех заказов со всех маркетплейсов. Теперь они обрабатываются в одной линии, а не через отдельные Excel-файлы и разрозненные выгрузки.

Это позволило отказаться от ручного сбора заказов по нескольким площадкам. Все поступления стали собираться в единую систему, где их можно было отслеживать, группировать и передавать в производство по единым правилам.

Складской учет заготовок

Второй важный блок - складской учет заготовок. В отличие от готовой продукции, в данном бизнесе ключевой товарный ресурс - это именно заготовки футболок и боди. Они лежат на складе в базовых цветах и размерах, а затем уже превращаются в готовый продукт после нанесения принта.

TotalCRM начала вести учет именно на этом уровне. Это позволило управлять не абстрактными остатками на карточках маркетплейсов, а реальными заготовками на складе.

Такой подход очень важен для производственного бизнеса. Когда в основе лежит не готовый товар, а комплектующие и полуфабрикаты, контроль остатков должен вестись именно на уровне этих заготовок.

Гибкое управление остатками

После внедрения стало возможно гибко управлять остатками. Если заканчивается конкретный размер или цвет, система позволяет быстро учитывать это в общем контуре и корректно передавать данные в маркетплейсы.

Это сняло одну из самых болезненных проблем клиента - необходимость вручную отключать остатки по множеству карточек при нехватке одного размера. Теперь не нужно делать бесконечные экспортно-импортные операции и вручную пересчитывать фиктивные остатки по каждой карточке.

Промежуточный производственный документ

Одним из ключевых элементов решения стал промежуточный документ, который агрегирует заказы, передаваемые в производство и сборку.

Каждый заказ теперь помечается:

  • в какую партию он попал;
  • когда его начали изготавливать;
  • когда его начали собирать;
  • когда его отгрузили;
  • кто был оператором на каждом этапе;
  • какое действие было выполнено;
  • в какое время это произошло.

Это очень важный блок, потому что он создает прозрачность всего производственного цикла. Теперь можно не только увидеть, что заказ есть, но и понять, на каком этапе он находится, кто его обрабатывал и где именно возникла задержка.

Связка заготовки, принта и размера

Еще одна важная часть решения - логическая связка заготовки, принта и размера как единого комплекта номенклатуры на маркетплейсе.

Для данного бизнеса это критично, потому что один принт существует сразу в нескольких вариантах по размерам и цветам. Если не связать все это в единую структуру, очень легко потеряться в карточках и остатках.

TotalCRM позволила описать товар не как набор разрозненных позиций, а как управляемый производственный и товарный комплект. Это упростило как учет, так и дальнейшую аналитику.

Аналитика по размерам, принтам и заготовкам

Отдельным эффектом, который оказался особенно ценным, стала финансовая и UNIT-аналитика по размерам, принтам и заготовкам.

Это не было главным запросом клиента на старте, но стало очень полезным результатом внедрения. Система начала показывать, какие размеры зарабатывают больше, какие принты более эффективны, где выше себестоимость, а где ниже, и какие товарные комбинации приносят лучший результат.

Для бизнеса с высокой вариативностью товара это особенно важно. Один и тот же принт на разных размерах может иметь разную себестоимость, а значит и разную маржинальность. Без такой аналитики компания может продавать активно, но не понимать, где именно она зарабатывает.

Результат

После внедрения TotalCRM клиент получил не просто автоматизацию, а полноценную операционную и аналитическую систему для управления продажами, производством, складом и отгрузками.

Что получилось

  • Единая линия обработки сборки заказов со всех маркетплейсов.
  • Складской учет заготовок.
  • Гибкое управление остатками.
  • Промежуточный документ, который связывает заказ, партию, производство, сборку и отгрузку.
  • Отслеживание времени, оператора и действия на каждом этапе.
  • Связка заготовки, принта и размера как комплекта номенклатуры.
  • Финансовая и UNIT-аналитика по размерам, принтам и заготовкам.

Как это изменило работу бизнеса

Теперь компания больше не живет в режиме ручных выгрузок и бесконечных Excel-таблиц. Заказы не нужно отдельно собирать из нескольких маркетплейсов, агрегировать вручную и передавать в производство. Все это делается в едином контуре.

Появился контроль над тем, что раньше было полностью неуправляемым:

  • понятно, какие заказы в какой партии;
  • видно, когда заказ ушел в производство;
  • видно, когда он был собран;
  • видно, когда он отгружен;
  • видно, кто и когда выполнял действие;
  • виден реальный складской остаток заготовок;
  • можно быстро реагировать на дефицит размеров;
  • можно оценивать прибыльность каждого размера и принта.

Что это дало бизнесу в цифрах и выгодах

Даже без точных численных метрик можно очень четко сформулировать бизнес-эффект.

1. Снижение ручной нагрузки

Раньше значительная часть операционной команды была занята тем, что вручную сводила заказы, отслеживала партии, корректировала остатки и пересчитывала файлы Excel. После внедрения эти задачи стали выполняться автоматически или полуавтоматически в единой системе.

2. Сокращение риска штрафов

Одной из ключевых проблем были срывы сроков производства и отгрузки. Теперь система помогает вовремя видеть, какие заказы находятся в очереди, какие попали в какую партию и где может возникнуть задержка. Это позволяет реагировать раньше и снижать риск штрафов.

3. Более точный контроль остатков

Когда остатки ведутся не в "фейковом" виде, а на основе реального складского учета заготовок, бизнес перестает работать вслепую. Это особенно важно для размеров, которые заканчиваются неравномерно.

4. Прозрачность производства

Промежуточный документ и фиксация этапов позволяют видеть весь путь заказа. Это повышает управляемость и снижает зависимость от памяти сотрудников.

5. Улучшение финансового контроля

UNIT-аналитика по размерам и принтам позволяет понимать, что именно приносит прибыль. Это дает возможность управлять ассортиментом не интуитивно, а на основе данных.

6. Освобождение от Excel-хаоса

Вместо ручных выгрузок, пересчетов и импорта-экспорта появилась централизованная система, которая держит весь процесс в одном месте.

Почему это особенно ценно именно для такого бизнеса

Этот кейс отличается от классической e-commerce автоматизации тем, что здесь товар не просто продается, а производится под заказ на основе заготовок и уникальных принтов. Это значит, что бизнес находится на стыке трех процессов:

  • продажи;
  • производства;
  • складской логистики.

Во многих компаниях эти блоки существуют раздельно. Но в реальности они тесно связаны. Если маркетплейс продает больше, чем позволяет склад заготовок, страдает производство. Если производство не видит приоритеты заказов, страдает отгрузка. Если нет аналитики по себестоимости, страдает маржа.

TotalCRM объединила эти уровни в одну систему. Это сделало бизнес гораздо более устойчивым и управляемым.

Что изменилось для команды

Команда перестала тратить время на рутинные действия вроде:

  • выгрузки заказов;
  • ручного агрегирования;
  • сверки Excel-файлов;
  • ручного отключения размеров;
  • пересчета фиктивных остатков;
  • ручной передачи заказов в производство;
  • отслеживания сроков по памяти.

Теперь у сотрудников есть понятная структура:

  • заказ пришел;
  • попал в партию;
  • ушел в производство;
  • собран;
  • упакован;
  • отгружен;
  • зафиксирован в системе.

Это снижает количество ошибок, убирает хаос и дает сотрудникам ясный рабочий контур.

Почему аналитика стала неожиданно важной

На старте клиент в первую очередь хотел убрать ручную операционку и наладить передачу заказов в производство. Но в процессе внедрения стало видно, что бизнес получает еще один крупный эффект - финансовую и UNIT-аналитику.

Это очень важный момент. Когда ассортимент огромный, а вариативность товара высокая, часто кажется, что главное - просто успеть произвести и отгрузить. Но на деле именно аналитика показывает, какие товары стоит масштабировать, какие размеры дают лучшую экономику, а какие принты и комбинации приносят меньшую маржу.

Для бизнеса с десятками тысяч карточек такие выводы становятся стратегическими. Они помогают не просто продавать больше, а продавать умнее.

Вывод

Этот кейс хорошо показывает, что для крупного продавца одежды на маркетплейсах проблема часто не в отсутствии продаж, а в отсутствии управляемой системы производства и учета.

До внедрения TotalCRM компания работала через Excel, ручные выгрузки, фейковые остатки и разрозненные процессы. Это создавало хаос, задержки, штрафы и отсутствие контроля.

После внедрения TotalCRM бизнес получил:

  • единую линию обработки заказов;
  • складской учет заготовок;
  • контроль партий и этапов производства;
  • автоматизированную связку заготовки, принта и размера;
  • гибкое управление остатками;
  • UNIT-аналитику по размерам и принтам;
  • снижение ручной нагрузки;
  • более высокую прозрачность и управляемость.

В результате компания перестала жить в режиме постоянной ручной координации и получила систему, которая помогает не только выполнять заказы, но и понимать, где бизнес реально зарабатывает.