Автоматизация производства очков для зрения под заказ через TotalCRM

Проблема

Производство очков для зрения под заказ - это не просто продажа готового товара. Это сложная производственная цепочка, в которой один заказ зависит сразу от нескольких параметров: оправа, линза, диоптрия, тонировка, глазное расстояние, наличие заготовок на складе и возможность быстро дозаказать недостающие компоненты у поставщика. Именно эта многослойность и стала главной причиной, по которой клиент обратился за автоматизацией.

Компания работала как производитель очков для зрения и продавала продукцию через несколько маркетплейсов одновременно. Для изготовления одной пары очков требовалось учесть множество факторов: есть ли нужная оправа на складе, доступна ли линза по нужным диоптриям, нужен ли определенный производитель линзы, требуется ли тонировка, а также какое глазное расстояние указано в заказе. Если хотя бы один параметр не совпадал, очки нельзя было передать в производство без риска ошибки.

Матрица этих данных создавала огромное количество вариантов готовой продукции. Одна и та же оправа могла сочетаться с разными линзами, разными диоптриями и разными параметрами заказа. В итоге каждый заказ превращался не в одну товарную позицию, а в комбинацию нескольких сущностей, которые нужно было правильно собрать, проверить, передать в производство и затем отгрузить.

При этом основная боль клиента была не только в самом производстве, но и в закупках. Заказ оправ и линз поставщику ежедневно выполнялся через Excel-выгрузки и сложные формулы парсинга из артикулов готовых очков. То есть сотрудники вручную выгружали заказы, пытались извлечь из артикулов нужные параметры, сводили данные в таблицы и на этой основе формировали заказ поставщику. Это было долго, неудобно и крайне уязвимо к ошибкам.

Проблема усугублялась тем, что остатки линз и оправ не велись прозрачно. Компания не знала в реальном времени, сколько конкретных оправ есть на складе, какие линзы доступны, что можно сразу запускать в производство, а что нужно заказывать у поставщика. В результате бизнес часто работал вслепую: либо заказывал лишнее, либо, наоборот, узнавал о нехватке уже тогда, когда заказ надо было срочно передавать в производство.

Еще одна сложность заключалась в управлении остатками на маркетплейсах. Поскольку в продаже было множество вариаций одной и той же готовой продукции, а остатки велись не по реальной производственной доступности, а по формальным выкладкам, возникала ситуация, когда на площадках могли отображаться позиции, которые фактически невозможно произвести в текущий момент. Если какая-то оправа отсутствовала и у поставщика, и на складе, система не снимала такие товары с продажи вовремя. Это приводило к риску срыва сроков и недовольству клиентов.

Отдельной проблемой было отсутствие финансовой аналитики. При производстве очков это особенно чувствительно, потому что у каждого размера, каждой линзы и каждого набора параметров может быть своя себестоимость. Но без аналитики бизнес не видел, какие комбинации товаров прибыльны, какие тянут маржу вниз, а какие создают лишнюю нагрузку на производство и склад.

Таким образом, клиент столкнулся с рядом взаимосвязанных проблем:

• ежедневные ручные Excel-выгрузки;
• сложный парсинг артикулов;
• отсутствие учета остатков оправ и линз;
• непонятная доступность комплектов для производства;
• ручной заказ поставщику;
• невозможность быстро отключать недоступные товары на всех маркетплейсах;
• отсутствие прозрачного контроля по партиям заказов;
• отсутствие финансовой и UNIT-аналитики.

Бизнес уже был достаточно крупным, а модель управления оставалась ручной и фрагментированной. Это ограничивало масштабирование, усложняло контроль и увеличивало риск ошибок на каждом этапе.

Решение

Для устранения этих проблем был внедрен TotalCRM. Система стала единым центром управления заказами, остатками, поставками, производством и аналитикой.

Главной задачей было не просто "автоматизировать что-то одно", а создать полноценную цепочку, в которой заказ с маркетплейса проходит через расчет доступности, проверку остатков, формирование партии, передачу в производство и, при необходимости, формирование заказа поставщику. То есть вместо отдельных таблиц и ручных действий появилась единая система, которая сама понимает, что можно изготовить, а что нужно дозаказать.

Единая линия обработки заказов

Первым шагом TotalCRM собрала все заказы со всех маркетплейсов в единую систему обработки. Теперь заказы больше не нужно было выгружать вручную по разным каналам и сводить в Excel. Все поступления начали проходить через один интерфейс, где они становятся частью управляемого производственного потока.

Передача партии заказов на изготовление

Ключевой элемент решения - фиксация передачи партии новых заказов в производство. TotalCRM не просто хранит заказ как отдельную запись, а понимает, в какую производственную партию он попал. Это позволяет видеть, когда партия была сформирована, когда конкретный заказ начал изготавливаться, когда был собран и когда ушел в отгрузку.

Для каждого заказа система фиксирует:

• в какую партию он попал;
• когда его начали изготавливать;
• когда начали собирать;
• когда отгрузили;
• какое действие совершалось;
• кто именно выполнял действие.

Это создает прозрачную историю движения заказа по всей производственной цепочке.

Расчет доступности комплектов

TotalCRM начал рассчитывать, что уже есть на складе продавца, а что необходимо заказать у поставщика. На основании этого система выдает готовый список составных позиций, которые нужно докупить для закрытия производства.

Для бизнеса это критически важно, потому что очки нельзя рассматривать как одну товарную единицу. Это всегда комплект: оправа + линза + диоптрия + параметры изготовления. Если хотя бы один компонент отсутствует, весь комплект не может быть собран. TotalCRM берет это на себя и автоматически считает, сколько комплектов можно изготовить уже сейчас, а сколько потребует закупки.

Интеграция с поставщиком по остаткам

Чтобы корректно управлять остатками поставщика, была проведена интеграция по остаткам. TotalCRM на постоянной основе получает актуальные остатки поставщиков, агрегирует их с остатками на складе продавца и на этой основе считает количество доступных комплектов.

Это означает, что система работает не только с внутренним складом, но и с удаленным остатком поставщика как с частью общей товарной доступности. Такой подход позволяет более точно управлять производством и продажами.

Передача только реально доступных остатков на маркетплейсы

Один из самых важных эффектов внедрения заключается в том, что на маркетплейсы теперь передаются только те остатки готовой продукции, которые реально можно изготовить в текущий момент времени.

Если какая-то оправа отсутствует и на складе, и у поставщика, система автоматически снимает с продажи все товары, в состав которых входит эта оправа. Это позволяет исключить ситуацию, когда покупатель видит в продаже товар, который бизнес физически не может сейчас произвести.

Это особенно важно для компании с большим количеством вариаций очков. Вручную отслеживать такие зависимости почти невозможно. TotalCRM делает это автоматически на основе актуальных остатков и структуры комплектов.

Формирование заказа поставщику

После расчета доступности TotalCRM формирует готовый список составных позиций для заказа поставщику. Вместо сложных Excel-файлов и ручного парсинга артикулов система выдает понятный перечень того, что нужно заказать, в каком количестве и по каким позициям.

Это радикально упростило закупочный процесс. Вместо того чтобы каждый день вручную разбирать выгрузки и искать, какие оправы и линзы заканчиваются, сотрудники получили автоматически рассчитанный список закупки.

Фиксация производственных и товарных статусов

TotalCRM также фиксирует все этапы движения партии. Это означает, что компания видит не только наличие товара, но и статус его движения: передан ли заказ в производство, начата ли сборка, завершена ли отгрузка, в какой момент был сформирован комплект.

Для бизнеса с индивидуальным производством это особенно важно, потому что сроки и статусы здесь напрямую влияют на выполнение обязательств перед покупателем и на итоговую финансовую картину.

Результат

После внедрения TotalCRM клиент получил не просто удобную систему учета, а полноценный автоматизированный контур управления производством и продажами очков для зрения.

Что получилось

• TotalCRM фиксирует передачу партии новых заказов в изготовление.
• Система рассчитывает, что есть на складе продавца, а что нужно заказать.
• Формируется готовый список составных позиций для закупки у поставщика.
• Получаются актуальные остатки поставщиков по интеграции.
• Остатки поставщика агрегируются с остатками склада продавца.
• Считается количество доступных комплектов: оправа + линза + диоптрия.
• На маркетплейсы передаются только те остатки, которые можно реально изготовить сейчас.
• Если оправа заканчивается и у поставщика, и на складе, все товары с этой оправой снимаются с продажи на всех маркетплейсах.
• Производство и закупки перестают зависеть от ручных Excel-выгрузок.
• Появляется прозрачная партия и история действий по каждому заказу.

Что это дало бизнесу

1. Уход от ежедневного Excel-хаоса

Раньше заказ поставщику формировался через сложные таблицы и парсинг артикулов. Теперь это делает система. Сотрудникам больше не нужно тратить время на ручную сборку данных.

2. Контроль реальной доступности товара

Маркетплейсы теперь получают только те остатки, которые действительно можно собрать. Это снижает риск продаж недоступных товаров и сокращает количество проблем с выполнением заказов.

3. Снижение риска ошибок в комплектации

Поскольку TotalCRM считает связку оправа + линза + диоптрия как единый комплект, уменьшается вероятность ошибок при формировании заказа и запуске в производство.

4. Прозрачность производственного процесса

Каждый заказ привязан к партии и этапам обработки. Это позволяет видеть, где находится заказ, кто его обрабатывает и когда он был передан дальше.

5. Упрощение работы с поставщиками

Система автоматически подсказывает, что именно нужно заказать, а значит закупка становится предсказуемой и управляемой.

6. Повышение управляемости остатков

Когда поставщик и продавец объединены в единую логику остатков, компания получает гораздо более точную картину по доступности продукции.

Почему это особенно важно для такого бизнеса

Производство очков под заказ - это бизнес, где вариативность крайне высока. Один заказ зависит сразу от нескольких параметров, и каждый параметр влияет на возможность производства. Без системы управления очень легко утонуть в несостыковках.

В такой модели особенно опасны две крайности:

• держать в продаже позиции, которые невозможно быстро изготовить;
• наоборот, слишком рано снимать товары и терять продажи.

TotalCRM помогает найти баланс. Система знает, какие компоненты есть на складе, какие доступны у поставщика и сколько комплектов можно изготовить прямо сейчас. Это позволяет передавать на маркетплейсы актуальные остатки и не продавать то, что невозможно произвести.

Что изменилось для команды

Команда больше не тратит время на:

• выгрузку Excel;
• сложный ручной парсинг артикулов;
• пересчет комплектов;
• поиск недостающих оправ и линз;
• ручную подготовку заказа поставщику;
• ручное отключение недоступных товаров;
• сверку складских остатков;
• контроль партии "в голове" или в отдельных таблицах.

Теперь у сотрудников есть единая система, которая рассчитывает все автоматически и показывает, что делать дальше.

Вывод

Этот кейс показывает, что производство очков для зрения под заказ требует не просто склада и производства, а умной системы расчета комплектов, остатков и доступности. Когда у товара сложная матрица параметров, ручное управление быстро становится неэффективным.

До внедрения TotalCRM клиент ежедневно работал через Excel, сложные формулы и ручной парсинг артикулов. После внедрения компания получила систему, которая:

• считает доступные комплекты;
• агрегирует остатки поставщика и склада;
• формирует список закупки;
• передает на маркетплейсы только реально доступные остатки;
• снимает с продажи недоступные позиции;
• фиксирует партии и этапы изготовления;
• делает производство и продажи управляемыми.

Это позволило бизнесу уйти от ручного хаоса и перейти к системной модели, где продажи, закупки, производство и остатки работают как единый процесс.